Inköpslista: All utrustning till NKS
Uppdraget är, enkelt formulerat, att välja och inhandla all medicinteknik till ett av Sveriges största sjukhusbyggen någonsin. – Vi har gjort viktiga affärer, både i betydelsen bra priser och i långsiktiga relationer där företagen investerar för att få lära sig mer om oss och vår framtida verksamhet, berättar Lars Carlsson.
– Ja, det är ofattbart stort det här. Jag brukar titta på den där planschen (Lars pekar på en översikt på väggen med fem huskroppar) och försöker tänka att inledningsvis är det bara två hus som vi ska flytta in i, som ska försörjas med utrustning, men snart följer övriga huskroppar så visst är det ett gigantiskt projekt, säger Lars Carlsson , som är chef för Medicinteknik på Karolinska Universitetssjukhuset och programledare för försörjning av utrustning till NKS.
Sedan Johan Permert programägare, Lars Carlsson, programledare och Linda Andersson , innovationsupphandlingsexpert i programmet från EY (före detta Ernst and Young), tog över rodret är inget sig likt. Nu är trojkan färdig med sina första stora affärer och de är mycket nöjda.
– Vi har paradoxalt nog varit för utrustningsfixerade tidigare. Den gamla metoden för upphandling passar inte för ett så här stort och komplext projekt. Att planera för utrustning i lokaler som inte ännu finns och med uppdrag att köpa in teknik som ska hålla långt in i framtiden, kräver nytänkande. Nu höjer vi blicken och vill ha samarbeten med leverantörerna eftersom vi ser helt nya förutsättningar att bedriva vård, säger Lars Carlsson.
Upphandlingen startade
Under ett och ett halvt års tid pågick anbudsförfarandet för första området. Det var utrustning inom bild och funktion som skulle upphandlas. Bildgivning är ett av de områden inom medicintekniken där utvecklingen sker snabbast. Från att länge ha varit en diagnostisk metod har bilden blivit en del av behandlingen, en behandling som till för alldeles nyligen bara hittades i science fiction-litteraturen. Nu gör bilden det möjligt att operera med robot på distans, cancerkirurgin kan göras mer precist och bilder kan printas ut som kroppsdelar i 3D som är exakt identiska med dem som ska ersättas. Även den mest toppmoderna utrustning måste snart ersättas och uppgraderas. I den nya modellen för försörjning till NKS tog beställarna hänsyn till innovativa lösningar. Utveckling och förändring ingår i kontraktet redan från början.
– Leverantörerna lovar att de kan både hoppa och stå på händer, men det är egentligen inte det vi söker. Vi vill höra vad vi kan göra för dem, vad samarbetet med oss skulle innebära för deras företag så att de utifrån ett nytt perspektiv kan ge oss nya lösningar anpassade till dagens och framtidens behov, förklarar Lars Carlsson.
Det är en solig vårdag MedTech Magazine kommer för att besöka det stora sjukhusbygget. Vi ska få en rundvandring av Lars Carlsson som är ansvarig för inköpslistan av all medicinsk teknik som ska stå klar att användas av patienter och personal när sjukhuset slår upp sina portar om drygt ett år.
Avdelningen där vi ska ses ligger i Norrbacka-huset, bakom det gamla sjukhuset och bredvid det nya. Härifrån leds upphandlingarna av medicinteknik till NKS. Projektledarna är specialrekryterade och har samtliga en bakgrund från medicinteknik. I projektorganisationen återfinns dessutom såväl klinisk som upphandlings/juridisk kompetens. Förutsättningarna för upphandlingarna innebar mycket stark tids- och kostnadspress givet de snäva installationsfönster som finns i ett så stort byggprojekt som detta.
– Om vi skulle gjort vanliga upphandlingar , under de här omständigheterna, skulle vi blivit väldigt defensiva, stressat fram beslut och riskerat att köpa sämre utrustning än vad som varit önskvärt LOU (Lagen om offentlig upphandling, reds anm) i det här fallet hade också gjort oss defensiva, för man måste ju i alla lägen följa lagen! Istället ville vi vända på En akut var detta planerat som.
steken och fråga hur LOU kunde vara en möjlighet för oss. Hur kan den stödja oss? I grunden är ju lagen till för att säkerställa vi gör rättvisa och kloka affärer. Och det var ju det vi ville göra.
Vi börjar intervjun i Lars Carlssons kontor och Linda Andersson kommer in, hon jobbar som innovationsupphandlingsexpert i programmet. Lars börjar från början. När han fått läget klart för sig för ett och ett halvt år sedan tog han ett möte med Johan Permert och avdelningen för Utveckling och Innovation. Tillsammans med landstingets upphandlare kom de fram till att det behövdes ett nytt sätt att försörja sjukhuset med utrustning.. Det nya sättet innebar mer fokus på behovsanalys och effektmål samtidigt som lägre kostnader över tid var tvunget att säkerställas. Det är stora investeringar och vi måste säkerställa att vi verkligen får ett värde för de investeringsmedel som används. Det innebär att vi måste vända och vrida på olika frågeställningar och ”gamla sanningar”.
– Vi har också använt oss av vissa undantagsförfaranden som får användas i särskilt komplexa delprojekt enligt LOU. Bland annat jobbar vi med konkurrenspräglad dialog som ger en verklig möjlighet att tillsammans med leverantörer diskutera lösningar inom tekniskt komplicerade områden.
Är det lagligt?
– Ja! Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande i LOU. Det tar lite längre förberedelsetid, och är på vissa sätt mer komplicerat, vilket kan göra en del projektledare och upphandlare tveksamma, men vi vill köpa bra utrustningar inom tekniskt komplicerade områden till fördelaktiga priser och få samarbetet och relationerna på plats i samma affär. Samtidigt ska vi också komma ihåg att många av våra upphandlingar inom mer enkla områden än bild och funktion genomförs på mer konventionellt vis, förklarar Lars Carlsson.
Innovationsupphandling är ett vitt begrepp, berättar Linda Andersson, bäst i rummet på ämnet. Pedagogiskt beskriver hon att en vanlig upphandling innebär att beställaren köper en sak som ska hålla i ett antal år, fungera enligt vissa ställda krav, men ändå ha ett bra pris. En innovationsvänlig upphandling kan innebära att upphandlingsmetoden ändras, allt från att kravställningen ser annorlunda ut, ökad dialog med leverantörer och i slutändan ett helt annat sorts avtal med leverantören.
Innovationsupphandling kan också innebära att formulera kravställan på ett mer öppet vis så att nya lösningar premieras. Dock alltid med samma tryck som vanligt på ekonomiskt mest fördelaktiga pris!
Lars förespåkar en ökad dialog oavsett om det är i en konkurrenspräglad dialog eller i industridialoger innan själva upphandlingen, han köper inte en operationslampa eller en säng, utan minst en hel operationssal. När affären väl är påskriven börjar ett långt samarbete mellan sjukhuset och leverantören. Utrustningen som ingått i affären är bara en liten del, därtill kommer forskning, innovation och utbildning. Inte bara utbildning av den personal som ska jobba med utrustningen, utan leverantören ålägger sig att bedriva forskning tillsammans med sjukhuset under många, många år. Framtida lösningar och innovationer byggs in i samma affär.
Är leverantörerna med på det här?
– Alla ställde sig inte och jublade. De klättrar upp i värdekedjan och det vill man, men de får också ett större ansvar. Med rätt upplägg blir det till sist ändå ett lägre totalt risktagande för det enskilda bolaget än vad man kanske var orolig för från början. Men man måste vara beredd på att ändra sitt synsätt och komma närmare vården, det vill säga närmare personalen och patienterna, säger Linda Andersson.
Även Lars Carlsson ser att modellen inte passar alla. Inte ännu.
– Några företag är fortfarande lite efter när vi vill funktionsupphandla, de vill gärna sälja utrustning per utrustning och har sina avdelningar och affärstänk uppdelat. Dessa företag fick problem när vi gick ut för att fråga efter helhetslösningar.
I upphandlingen för Bild och Funktion till hela NKS, som avslutades efter en ambitiösdialog gick huvudavtalet till sist till Philips. Därtill genomfördes en särskild innovationsupphandling vid sidan om, avseende kärnutrustning inom avancerad cancer i lilla bäckenet, stroke och akut hjärtsjukdom. De tre leverantörerna GE, Philips och Siemens, är i sitt respektive avtal med landstinget med och utvecklar i de framtida vårdflödena.
– Vi blev imponerade av de globala aktörerna., berättar Linda Andersson.
Vi lämnar kontoret och går ut på gården. In genom en sluss där vi legitimeras och får skyddskläder. Husen är byggda på ny mark. Mark som är byggd över den gamla länken mellan Norrtull och Essingeleden. Än så länge finns inga gator eller trottoarer.
Första huset vi kommer till, det sista sett från Solnabron, går vi in i. Vi kommer in i en enorm sal, likt ett romerskt palats med stora pelare och uppskattningsvis 5-6 meter i takhöjd.
– Hit ska patienter komma med helikopter eller med ambulans, säger Lars Carlsson och vi går vidare.
Huset är fortfarande en byggarbetsplats. Överallt syns arbete som pågår. Några enstaka väggar har panel och några golv har fått mattor, annars är de flesta ytskikten kvar att göra. Det är en bra bit kvar innan den oinvigde kan se hur sjukhuset kommer att se ut när det är färdigt.
Om ett år ska sjukhuset vara inflyttningsklart. Det ställer krav på alla inblandande.
Tvekade du någonsin till att ta det här uppdraget?
– Ja, det var inte tänkt så från början. Orsaken till att jag gick in i det här är att jag ville säkra att mina projektledare, som ju fanns anställda i min organisation från början, hade förutsättningar att göra ett bra jobb. Jag ville själv se att de fick arbetsro.
Är du nöjd så här långt?
– Ja, . jag är jättestolt över att projektledarna jobbar med stort hjärta och engagemang, det gör att jag inte behöver oroa mig. Saker och ting ordnar sig. Det är också otroligt att se engagemanget hos företagen, att de investerar pengar och tid i forskning och innovation tillsammans med oss. Vissa företagen vill till och med investera i att få komma in i vårdflödena och lära sig våra behov och rutiner, för att i framtiden kunna leverera bättre utrustning..
– Jag har utvecklats av det här projektet och jag har vuxit och lär mig hela tiden nya saker.
Under tiden vi gick omkring i NKS hastade Linda Andersson iväg på ett möte med Vinnova. Många vill höra om det nya sättet att upphandla, konkurrenspräglad dialog och att bygga in framtida utveckling i avtalet. Allt som med nya glasögon är möjligt att göra inom Lagen om offentlig upphandling.
– Om ni gör så här, så kommer ju alla göra så här, sa leverantörerna, och det hoppas jag, säger Lars Carlsson.
Bilden: Ett av Sveriges största sjukhusprojekt någonsin byggs just nu över motortrafikleden vid Norrtull i Stockholm. Om ett år ska bygget vara färdigt. Vi guidas runt av Lars Carlsson, mannen med inköpslistan för all medicinteknik.