Anna-Karin Alm: ”Förändring börjar i världens bästa fråga”

Medicintekniska verksamheter behöver ständigt anpassa sig till nya regulatoriska krav, förändrade standarder, teknisk utveckling, nya riskbilder eller behovet av att arbeta mer effektivt. I allt detta arbete är det lätt att tro att förändringen är genomförd när kvalitetsledningssystemet är uppdaterat, den tekniska dokumentationen reviderad och den nya processen beslutad. Men en förändring som bara finns i ett dokument är inte genomförd. Den måste också förstås, accepteras och omsättas i vardagen.

Det finns många modeller för förändringsledning – från Kotter och ADKAR till Lewin och McKinseys 7S med flera. De kan ge struktur och riktning, men ingen modell kan ensam garantera att en förändring lyckas. För förändring är inte bara en teknisk förflyttning. Den är framför allt en mänsklig förflyttning.

För många med mig är det självklart att när vi coachar medtechföretag i samband med förändringar i processer, så handlar uppdraget om mer än att säkerställa att rätt krav är uppfyllda. Vi behöver förstå hur organisationen faktiskt arbetar i dag. Vilka vanor har etablerats sedan tidigare? Vad upplevs som otydligt, tungrott eller riskfyllt? Och vad innebär den nya processen för dem som ska använda den?

Här blir skillnaden mellan tekniska och adaptiva mål viktig. Det tekniska målet kan vara att sätta en ny rutin, använda ett nytt system eller följa en uppdaterad instruktion. Det adaptiva målet handlar om något djupare: att förändra invanda tanke- och känslomönster, att omvärdera arbetssätt och ibland även sin bild av den egna rollen.

Det är därför förändring ofta kommer med en inre kamp hos oss alla.

När vi ombeds släppa ett välbekant arbetssätt för att börja göra på ett nytt sätt kan det väcka osäkerhet och frustration. Kanske är det nya systemet svårt att förstå. Kanske känns den tidigare erfarenheten plötsligt mindre värdefull. Kanske finns en oro för att göra fel eller framstå som inkompetent. Då vill vi hålla fast vid det invanda – även när vi förstår att förändringen är nödvändig.

Vid förändringsledning behöver vi se motståndet till förändring som information, inte som ett problem som snabbt ska undanröjas. Om vi blir otåliga eller stressade finns risken att samtalet upphör. Och utan samtal blir det svårt att förstå vad som faktiskt står i vägen för en framgångsrik förändring.

Eftertänksam regulatorisk förändringsledning är en förutsättning för hållbara resultat – hos våra kunder såväl som hos oss konsulter. Förändring börjar inte när ett nytt beslut tagits och den nya versionen publiceras eller den nya tekniken implementerats. Den börjar när vi får möjlighet att pröva, utvärdera och justera. Den börjar när vi ges utrymme att hitta modet och tryggheten att göra något på ett nytt sätt. Den börjar när människor får möjlighet att förstå och acceptera varför. Så glöm aldrig att ställa – och jobba fram svaret på – världens bästa fråga: Varför?