Upphandlingar under corona – ”Fel läge att ta ut viten för förseningar”
Aldrig tidigare har det väl varit så uppenbart hur viktigt medicinteknik är. När covid-19 kom till Sverige började det tidigt talas om bristen på materiel inom vården; det fanns inte tillräckligt många diagnostiska test eller reagenser för dessa, skyddsutrustningen för vårdpersonalen räckte inte till, sjukhusen hade för få respiratorer, med mera. I snabb takt började privata initiativ dyka upp, som 3D-printingföretag som skriver ut visir för sjukvården, teatrar som syr skyddskläder och forskningslabb och distillerier som tillverkar desinficeringsmedel.
Snabbt kom lättnader i regelverket för att göra att sådan utrustning skulle kunna komma vården till nytta. Bland annat lättade Kemikalieinspektionen på bestämmelserna kring desinfektionsmedel, och i april meddelade regeringen att Arbetsmiljöverket fått i uppdrag att genomföra snabbutvärderingar för skyddsutrustning för vårdpersonal (vilket inte är medicinteknik), även om den saknar CE-märkning.
Behovet av snabb tillgång till relevanta produkter har såklart ställt nya krav på upphandlande myndigheter. Alla produkter inom offentlig sektor ska upphandlas, vilket i vanliga fall kan ta tid men lagstiftningen öppnar upp för snabbare förfaranden i vissa undantagsfall. Louise Reuterhagen, sakkunnig i upphandling och samhällsekonomi på branschorganisationen Swedish Medtech, berättar om de vägar man kan gå för att upphandla snabbt.
– Precis som i normala fall ska upphandlande myndigheter i första hand vända sig till de avtalade leverantörerna. Om dessa inte kan leverera, gäller det att snabbt få tillgång till för vården nödvändiga produkter hos andra leverantörer, samtidigt som man säkerställer patient- och produktsäkerheten, säger hon. För att få en känsla för hur snabbt går , är tidsramen för beslut om inköp ibland bara någon enstaka timmar för att inte riskera att produkterna säljs till någon annan. Det är en hastighet vi tyvärr ser att många inte bemästrar, trots goda intentioner.
Louise Reuterhagen berättar att det finns delar i lagen om offentlig upphandling, LOU, som öppnar upp för mindre procedurtunga förfaranden
När efterfrågan på vissa produkter är större än vad leverantörerna mäktar med, som det många gånger är nu gällande covid-19-relevanta produkter, så kan man även blicka utåt, på andra leverantörer än de avtalade. LOU öppnar upp för detta och EU-kommissionen har publicerat en vägledning om vilka möjligheter regelverket erbjuder i den rådande situationen.
– Helst ska man tillämpa påskyndat förfarande. Det går till som en vanlig upphandling men man annonserar sin förfrågan under kortare tid. I vanliga fall har leverantörerna minst 30 dagar på sig att lämna anbud men vid ett påskyndat förfarande kan tidsfristen kortas till 10–15 dagar. Det är i dessa fall viktigt att också anpassa de ställda kraven för att det även i praktiken ska kunna gå snabbt, berättar Louise Reuterhagen.
Om påskyndat förfarande inte går att tillämpa kan man använda sig av ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering (även kallat direktupphandling). Där väljer den upphandlande myndigheten ut en leverantör och ingår avtal direkt utan någon annonsering. I praktiken kan avtalet bestå endast av en beställning och en beställningsbekräftelse. Denna typ av upphandling får endast användas i undantagsfall, exempelvis när det föreligger synnerlig brådska på grund av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte råder över.
– I många fall uppfylls kriterierna för genomförande av direktupphandling när det gäller covid-19-produkter för skyddsutrustning, behandling och diagnostik. Dock måste en bedömning göras vid varje enskilt tillfälle. Dagens situation öppnar inte upp för att göra alla inköp snabbt – det är till exempel inte troligt att det är ok att köpa en jättebra operationsrobot utan det ska vara någonting som i dagens läge inte kan vänta, säger Louise Reuterhagen.
– Lagen om offentlig upphandling är en skyldighetslag för myndigheterna. Det innebär att upphandlande myndighet har bevisbördan för att de har följt lagen. Om någon leverantör ifrågasätter detta, rekommenderar Swedish Medtech alltid att ta en diskussion med upphandlaren för att försöka komma tillrätta med misstaget eller missförståndet. Om man fortfarande tycker olika efter dialogen, har leverantören möjlighet att överklaga till förvaltningsrätten. I nästa steg går ärendet vidare till kammarrätten och sist når det Högsta förvaltningsdomstolen om prövningstillstånd ges.
I en tidigare intervju påpekade Anna Lefevre Skjöldebrand, vd för Swedish Medtech, att medtechbolagen påverkas väldigt olika av coronautbrottet. Dels finns de bolag som har covid-19-relevanta produkter. De drunknar i beställningar. De som däremot inte har coronarelevanta produkter sitter i vissa fall helt utan orderingång.
– Vissa företag har så stor efterfrågan på sina produkter att de inte hinner producera eller så uppstår försening på grund av påverkade transportkedjor, säger Louise Reuterhagen. I princip alla avtal har viten för leveransförseningar men det här är fel läge att ta ut sådana viten, när hela världen skriker efter samma produkter. Swedish Medtech har fört dialog med Sveriges kommuner och regioner (SKR) och Ledningsnätverket för regionernas upphandling (LFU) och ser en mjukare tillämpning av viten för leveransförseningar.
– Många avtal inom vård och omsorg gäller i fyra år. Vi får hoppas att coronautbrottet inte pågår lika länge! Men även om vi förväntar oss att vanliga upphandlingar som genomförs i dessa tider, ska ha avtal som löper under längre tid än Coronakrisen, ser vi behov av att anpassa villkoren i avtalen tillfälligt. Det finns ett fint exempel från en upphandling av Region Östergötland där viten inte kommer tas ut första avtalsåret samt under den tid som WHO deklarerar pandemi kopplat till covid-19. När pandemin enligt WHO bedöms vara över, återaktiveras klausulerna. En mycket klok lösning!
För de företag som inte har produkter som är relevanta för covid-19 finns andra problem. Många av dem får inte in några beställningar alls just nu.
– Vissa upphandlingsavdelningar har i princip lagt ner upphandling av andra produkter. I värsta fall leder det till att en del leverantörer inte finns kvar när detta är över. Vi har lyft frågan med regeringen att det krävs en beredskapsplan för vad som händer när coronapandemin är över. Då är det stora delar av den vanliga vården som ska ta igen det som man pausat till fördel för extra resurser till hantering av covid-19. Det kommer inte bara att gälla i Sverige, utan i hela världen. För att slippa riskera en ny situation av brist på medicintekniska produkter, behöver vi redan idag börja planera och agera för en vård och omsorg post-corona, säger Louise Reuterhagen.