Torbjörn Kronander är vd för Sectra. Foto: Sectra

Dagens sjukvård är beroende av externa produkter och tjänster. För vårdens kvalitet blir det då helt avgörande att upphandlingar fungerar i så måtta att de levererar maximal nytta till minimal kostnad. Under mina 30 år som leverantör i europeisk sjukvård så upplever jag att upphandlingarna gradvis blivit sämre. Med sämre menar jag då att vården får mindre nytta per krona. De senaste modifieringarna med förhandlad- respektive innovations-upphandling har kanske förbättrat situationen lite, men inte på ett avgörande sätt.

En upphandling som missar målet är en katastrof för både leverantör och kund. Leverantörers långsiktiga överlevnad baseras på att kunder är nöjda. Nöjda kunder gör att man får sälja mer till fler. Att vinna en enstaka affär, men få en missnöjd kund, är på sikt en mycket dålig utgång för alla parter.

Vad kan man då göra? Om vi tar bort de fall där själva avtalet är oklart skrivet, vilket måste undvikas, så är det, i mina ögon, några saker som behöver åtgärdas:

• För många ”skall”-krav. Tyvärr ser vi många upphandlingar idag där antalet skallkrav är så många så de beskriver en våt dröm. Inte sällan är de unionen av alla de funktioner som samtliga leverantörer kan erbjuda och sedan lite till. Men samtidigt säger reglerna att om en leverantör svarar nej på ett enda skall-krav så MÅSTE kunden diskvalificera den leverantören, oavsett hur bra produkten är för övrigt. Detta leder tyvärr inte sällan till att leverantörer överdriver eller ”chansar” på att man, när leveransen väl kommit igång, kan förhandla bort krav. När problemet väl upptäcks så är det ofta så sent i processen så kunden inte har något annat val än att ta bort skallkravet och godkänna leveransen ändå, i vissa fall med mindre avdrag på betalningen ”som straff”. Att göra en ny upphandling är av såväl tids- som kostnadsskäl inte möjligt.

På sikt riskerar detta att få förödande konsekvenser för kvaliteten i såväl upphandlingar som leverans, samt för det generella förtroendet mellan leverantör och kund.

• Använd referenser. Utöver ovan nämnda är det synd när man inte tar hänsyn till referenser på andra sjukhus, gällande om en leverantör hållit sina tidigare löften och systemen fungerar som utlovat. Referenser till tidigare kunder, inkluderande att leverantören hållit sina åtaganden, borde vara en tung parameter i alla upphandlingar. En leverantör som ständigt lovar mer än den kan hålla bör poängsättas därefter.
• Poängsätt krav. Krav som inte är skall-krav (vilket bör vara majoriteten) kan poängsättas. Poängen för viktiga krav kan då vara höga. En sådan typ av kravhantering skulle göra att kunderna kan väga leverantörer mot varandra på ett annat sätt än om företag slås ut på kanske ett mindre viktigt krav redan i början. Det eliminerar dessutom incitamenten att överdriva eller fara med osanning. Det man tappar i poäng på ett viktigt ”bör-krav” kan ju då kompenseras med annat.
• Låt brutna löften kosta. Slutligen bör det kopplas stora viten till avgivna löften. Gärna med fördefinierat vite per individuellt krav. Observera dock att om både krav och viten är för höga riskerar man att seriösa aktörer avstår från att offerera, så här behövs en rimlighet i ambitionerna.
• Ingen ny upphandling för att ge affären till annan anbudsgivare. Man skulle önska att EU ändrade regelverket så att om utlovad funktion helt uteblir eller försenas dramatiskt så bör kunden ha rätt att inom viss tid (till exempel ett år efter planerad driftstart) välja en annan av finalisterna utan ny upphandling, och då till de villkor denne leverantör lämnat vid upphandlingen. Det senare förslaget kräver ändringar på EU-nivå så det är mer långsiktigt. Men det skulle minska viljan att förlåta löftesbrott eftersom kunden då slipper att göra en helt ny upphandling.
• Inköpspris bör vägas mot sanna kostnader för dålig funktion. En annan sak som bör uppmärksammas är att vid en komplex upphandling kan pris vara en farlig faktor att optimera på. Finns det något dyrare för vården än ett IT-system som står still eller inte fungerar, alternativt är onödigt tidsödande att använda? Med allt för desperata leverantörer, som slänger in extremt låga priser för att överleva, så blir det aldrig bra kvalitet. Leverantören har helt enkelt inte råd att göra ett bra jobb och allt kan inte regleras i ett avtal. Vid en upphandling nyligen av ett stort IT system i Nederländerna lade man in ett villkor i anbudsförfrågan att priset poängsattes ner till 25 miljoner euro, där ett pris på 25 miljoner gav full poäng. Ännu lägre priser gav alltså ingen fördel. Kunden är i detta fall mycket erfaren och detta är den andra generationens IT-system man köper in för samma funktion. Man hade i förväg skaffat sig en uppfattning om ungefär var priset borde ligga. Den här kunden förstod att om inte även leverantören gör en rimligt bra affär, så blir det på sikt inte bra för kunden heller. Detta är en intressant teknik som jag tror kommer att resultera i en mycket bättre lösning för kunden än vad man kanske hade fått annars.

Ett av mina förslag här innebär ändring av EU:s regler, vilket knappast sker i en handvändning, men övriga kan genomföras redan idag. Jag tror det är oerhört viktigt att vi får en miljö där vården kan lita på leverantörerna. Ska detta ske måste antalet skall-krav minimeras, bör-krav poängsättas, leverantörens ärlighet och resultat i andra upphandlingar ingå i beslutsunderlaget samt viten för brutna löften vara stora. Överväger man dessutom minimipris för anbud så är det en intressant tanke i komplexa affärer.